Gli atti notarili sono atti pubblici e possono essere richiesti e consultati da chiunque ne faccia richiesta… ma a chi dobbiamo rivolgerci per ottenerne copia?
Atto notarile in copia originale: perché conservarla?
La copia originale di un atto notarile è generalmente rilasciata dal notaio presso il quale l’atto è stato stipulato. Sono atti notarili, le compravendite immobiliari, i contratti di mutuo, le concessioni di ipoteche e così via.
La conservazione di un atto notarile è importante per vari motivi.
Primo fra tutti sappiamo che la legge consente di dimostrare l’esistenza di un atto notarile solo esibendone copia originale. Ad esempio non si può dimostrare di essere proprietario di un immobile attraverso la testimonianza di altre persone. Altri buoni motivi per la conservazione di un atto notarile sono legati all’utilità delle informazioni in esso contenute.
Se l’atto riguarda la compravendita o la donazione di un immobile, vi si potrà trovare l’individuazione specifica del bene, la copia della planimetria catastale, se è gravato da servitù, se ci sono accordi particolari tra confinanti e quant’altro.
Atto notarile, funzione pubblica
L’atto notarile è un documento redatto secondo precise formalità dal notaio, il quale dà prova legale di quanto si è svolto dinnanzi a lui e che lui stesso attesta.
L’atto notarile è detto anche atto pubblico, poiché la sua funzione è quella di dare pubblicità, ossia divulgare quanto in esso contenuto e quindi fare in modo che possa avere effetti anche nei confronti di terzi.
In quanto atto pubblico, un atto notarile può essere chiesto e consultato da chiunque ne faccia domanda, dietro pagamento dei diritti erariali.
A chi rivolgersi per la copia di un atto notarile?
La copia di un atto notarile va richiesta presso lo studio del notaio che l’ha rogato.
Per legge i notai sono tenuti a conservare nei propri archivi di studio gli atti da essi stipulati, almeno fino a cessazione dell’attività o al trasferimento in altro distretto notarile. È quindi importante conoscere nome e cognome del notaio. Per trovare il suo indirizzo si può consultare il sito del consiglio nazionale del notariato.
Qualora non si conosca il nome del notaio, è possibile risalirvi attraverso una visura storica catastale o ipotecaria dell’immobile, ove generalmente sono riportati gli estremi dell’atto di provenienza.
In caso di ricerca andata a vuoto, è possibile consultare il servizio gratuito Archinota del Ministero della Giustizia ed effettuare una ricerca inserendo il luogo di stipula e il periodo in cui si presume sia stato stipulato l’atto.
Attraverso questa ricerca compariranno i nomi e i contatti dei notai operanti in zona durante il periodo indicato. Contattando i vari notai e fornendo ulteriori informazioni (ad esempio il nome delle persone che hanno stipulato l’atto, ecc.), si potrà risalire al documento attraverso una ricerca nell’archivio di studio.
Se invece il notaio si è trasferito in altro distretto, è andato in pensione o è deceduto, tutti gli atti da lui rogati sono ritirati dall’Archivio notarile distrettuale competente e qui conservati per 100 anni dalla morte del notaio.
In tal caso la richiesta di copia dell’atto va presentata all’archivio notarile del distretto ove il notaio operava all’epoca della stipula dell’atto.
Richiedere copia di un atto presso l’Archivio notarile
La copia di un atto notarile può essere richiesta presso il competente Archivio notarile recandosi personalmente presso gli uffici, per posta ordinaria o per via telematica.
- Qualora il richiedente conosca gli estremi dell’atto (nome del notaio, data e numero di repertorio o di raccolta), può chiedere il costo della copia all’Archivio notarile direttamente per telefono, via email o pec, precisando se la copia deve essere rilasciata in formato cartaceo o informatico, se la copia deve essere in bollo o carta libera e le modalità di consegna della copia (ritiro presso gli uffici dell’Archivio notarile, corrispondenza o posta elettronica).
- Se invece il richiedente non dispone degli estremi dell’atto, può chiedere una ricerca all’Archivio notarile per corrispondenza, via fax, posta elettronica o pec comunicando qualsiasi dato in suo possesso per provare ad effettuare la ricerca.